PROGRAMA 5 "S" - UMA PRÁTICA QUE GERA RESULTADOS

Sergio Ferreira Pantaleão

O programa 5S é uma ferramenta, dentre várias que conhecemos no mercado, utilizado para implantar o Sistema de Qualidade Total em uma empresa, em uma instituição e por que não dizer, na vida profissional e pessoal de cada indivíduo.

Este método surgiu no Japão pós-guerra com a finalidade de reestruturar, organizar e melhorar a produção das indústrias japonesas, tendo como objetivo superar a crise de competitividade.

O conceito do método 5S assim é chamado por ser composto por 5 palavras que começam com a letra "S": Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke.

Este programa trata-se de um sistema de cinco conceitos básicos e simples, mas traz em sua essência a necessidade de mudanças de atitudes, pensamentos e comportamento pessoal, o que possibilitará, através da prática, alcançar os objetivos propostos.

A prática do método 5S consiste em:

• 1º S - SEIRI (senso de utilização): separar as coisas necessárias (úteis) das desnecessárias (inúteis);

Esta é a fase em que se deve organizar o trabalho de modo que só se utilize o que for realmente necessário, na quantidade certa e controlada de forma a facilitar as operações.  Este primeiro senso também é interpretado como senso de utilização, arrumação, organização e seleção.

Nesta fase age-se preventivamente e todo o grupo (equipe) deve estar treinado para diferenciar o útil do inútil para proporcionar redução de gastos com espaço e estoque, aumentar a produtividade, evitar compras de matéria-prima desnecessária, diminuir acidentes de trabalho, melhorar a qualidade do ambiente de trabalho.

• 2º S - SEITON (senso de organização): ordenar e identificar as coisas para que qualquer pessoa possa encontrá-las quando desejado;

Esta é a fase em que o objetivo é identificar e organizar todo equipamento ou material para que qualquer pessoa possa visualizar e encontrar de forma fácil e rápida.

A idéia principal aqui é estabelecer um lugar para cada coisa, criar e padronizar as nomenclaturas, ordenar os materiais de trabalho, usar rótulos com cores diferentes para cada material, expor pontos críticos como máquinas que ofereçam riscos e localização de extintores de incêndio, eliminar objetos ou móveis que possam atrapalhar os corredores de locomoção.

• 3º S - SEISOU (senso de zelo ou de limpeza): criar e manter um ambiente físico limpo e agradável, eliminando as causas de sujeira e agindo preventivamente para não sujar;

Esta é a fase em que se busca desenvolver em cada empregado a importância de estar em um ambiente limpo, o que proporciona um ambiente de trabalho de qualidade e segurança.

O foco principal está na utilização adequada do local, das máquinas e equipamentos, agindo de modo a evitar que estas máquinas gerem ou acumulem sujeiras, mantendo equipamentos e ferramentas em boas condições de uso, dar destino adequado as sujeiras ou lixos que houver de forma a aumentar a produtividade das pessoas e das máquinas e evitando perdas e danos de materiais ou produtos, bem como de horas/homem trabalhadas em decorrência de acidentes.

• 4º S - SEIKETSU (senso de saúde e higiene): manter a qualidade da saúde física, mental e emocional no ambiente de trabalho;

Esta é a fase em que se deve humanizar o ambiente de trabalho, em que todos já estejam comprometidos com os 3S anteriormente mencionados, em uma convivência de respeito de forma harmoniosa como pessoas e profissionais.

Aqui se desenvolve o cuidado de cada empregado com si mesmo e com o colega de trabalho, eliminando condições inseguras na utilização de roupas (soltas) próximo a máquinas que geram riscos, a falta de utilização ou utilização inadequada de equipamentos de segurança, a obediência às normas de segurança, não fumar em locais inadequados, enfim, certificar de que o programa está sendo implantado e que as pessoas estão envolvidas efetivamente.

• 5º S - SHITSUKE (senso de autodisciplina): fazer dessas atitudes uma prática, incorporando o 5S como um modo de vida pessoal e profissional.

Esta é a fase em que se verifica se a essência do programa foi alcançado e que, independentemente da fiscalização da empresa, as atitudes, pensamentos e comportamentos de cada um estão voltados à prática diária de cada senso.

A autodisciplina requer de cada empregado a consciência e um constante aperfeiçoamento em atitudes diárias no uso da criatividade em sua atividade, na comunicação interpessoal, no compartilhamento de valores, onde cada empregado possa buscar desenvolver seu próprio senso de ordenação, assumindo o compromisso com a metodologia adotada, de modo que, fazendo sua parte, possa contribuir para o desenvolvimento do todo.

A aplicação deste método deve ser efetuada com critérios, supervisionada e orientada por uma equipe de implantação, a qual é responsável por conduzir o processo, orientando, esclarecendo dúvidas e fazendo visitas rotineiras nas áreas ou setores envolvidos.

Elaborar um cronograma para a implantação, estabelecer as ferramentas a ser utilizadas, dividir e estabelecer responsabilidades, bem como prazos de cumprimento, são medidas imprescindíveis para que o programa tenha êxito.

Uma das formas de incentivar e comprometer todo o grupo envolvido (equipe e empregados) é o registro da situação atual da empresa, nas diversas áreas, demonstrando através de um mapa de acompanhamento, os benefícios, as mudanças e a evolução dos resultados em cada área.

Utilização do Método na Vida Pessoal e Profissional

Embora pareça estranho este é um método que se cada um desenvolver e utilizar na vida pessoal e profissional pode trazer surpresas muito agradáveis.

Muitos de nós evitamos nos desvincular de coisas que um dia achamos que vamos utilizar ou que, por ter sido um presente de alguém e embora fique abandonado "jogado" em qualquer gaveta, não possa ser "descartado".

É o caso, por exemplo, de um sapato que tenha comprado ou que ganhou de presente, mas por conta do tempo ou da moda, nunca tenha calçado e está servindo de entulho em algum canto da casa.

Ou ainda a cópia de documentos que entopem gavetas ou armários no escritório e que os originais estão guardados nos arquivos da empresa, mas que, por "precaução", os mantêm no caso de eventual necessidade.

Nestas situações, aplique o Seiri e doe o sapato ou roupa para um necessitado e descarte as cópias de documentos ou revistas inúteis que certamente você ficará mais aliviado e proporcionará mais tempo e espaço para a organização de sua vida pessoal e profissional.

Se você precisar localizar as últimas declarações do imposto de renda (com todos os comprovantes utilizados), o faz em 5 minutos? Tudo está organizado em uma pasta, separada por ano de declaração? E as contas de água, luz, telefone, IPTU entre outras, estão devidamente identificadas e arquivadas?

Se seu chefe lhe pedir para localizar o comprovante de declaração da DIRF de 3 anos atrás ou para trazer a única chave (dentre centenas) utilizada para retirar uma peça de uma máquina, o faz em quanto tempo?

Se não atender estas questões em tempo razoável, aplique o Seiton e organize os documentos pessoais, as ferramentas e equipamentos profissionais de modo que não só você, mas qualquer pessoa possa localizá-los de forma fácil e rápida.

Se seu ambiente residencial parece que foi invadido por estranhos e você encontra "tudo fora do lugar" ou se o ambiente de trabalho traz tantos riscos e sujeiras que já não sabe se é melhor estar dentro ou fora dele, é hora de aplicar o Seisou, de forma que seu ambiente residencial ou profissional seja mais limpo, seguro e agradável para realizar suas atividades.

Por fim, basta aplicar os dois últimos sensos buscando sempre a qualidade da saúde física, mental e emocional através de uma alimentação equilibrada, de exercícios físicos, de ponderação quanto ao tempo despendido entre trabalho, família e lazer (aplicando o Seiketsu), bem como se autodisciplinar e manter essa prática diária para reavaliar e manter as agradáveis conquistas atingidas na utilização do 5S (aplicando o Shitsuke).

Sergio Ferreira Pantaleão é Advogado, Administrador, responsável técnico pelo Guia Trabalhista e autor de obras na área trabalhista e Previdenciária.